Empleo: Técnico Responsable de Archivos y Gestión Documental Regional – Departamento de Administración Regional, Secretaría Regional Ministerial de Educación de Antofagasta


    Ministerio

    Ministerio de Educación

    Institución / Entidad

    Subsecretaría de Educación /

    Cargo

    Técnico Responsable de Archivos y Gestión Documental Regional – Departamento de Administración Regional, Secretaría Regional Ministerial de Educación de Antofagasta

    Nº de Vacantes

    1

    Área de Trabajo

    Administración

    Región

    Región de Antofagasta

    Ciudad

    Antofagasta

    Tipo de Vacante

    Contrata

      Renta Bruta


      1.326.828

     

      Condiciones


      1.- Estamento y Grado

      Estamento Técnico Grado 10° E.U.R.

      Dejase establecido que la persona seleccionada será nombrada en un empleo a contrata, que dura como máximo, hasta el 31 de diciembre de cada año y las personas que los sirvan expiran en sus funciones en esa fecha, por el sólo ministerio de la ley, salvo que se proponga una prórroga con, a lo menos, treinta días de anticipación.

       

      2.- Detalle Renta Bruta

      MESES CON MODERNIZACIÓN

      MAR- JUN- SEP - DIC

      MESES SIN MODERNIZACIÓN

      ENE-FEB-ABR-MAY-JUL-AGO-OCT-NOV

      RENTA BRUTA PROMEDIO MENSUAL

      $ 1.759.310

      $ 1.110.587

      $1.326.828

      Los montos indicados son estimativos, los que corresponden a una aproximación que puede variar levemente de acuerdo a las características de cada caso.

      Cabe señalar que los montos indicados incluyen la Asignación de Zona correspondiente a la región de Antofagasta.

       

      3.- Otras condiciones

      El cargo se proveerá hasta el 31 de diciembre de 2022, con prórroga sujeta a evaluación de jefatura. 

      Jornada Completa (44 horas semanales).

      La modalidad de trabajo dependerá de las condiciones sanitarias del país en la fecha en que la persona seleccionada asuma funciones, lo que será informado oportunamente.

       

      4.- Disponibilidad

      Estimativamente el 09 de marzo de 2022


     

      Objetivo del cargo


      1.- Objetivo

      Ejecutar en forma eficiente y eficaz los procesos de archivo y digitalización de los documentos legales internos y externos, a través del ingreso de la documentación al Sistema de Gestión Documental del Ministerio de Educación y de la realización del proceso de archivo físico, con el fin de asegurar que la información se encuentre correctamente almacenada y de fácil acceso a los/as usuarios/as internos/as, ajustándose a las políticas, orientaciones, estándares de calidad y principio de oportunidad, establecidos por el Ministerio de Educación.

       

      2.- Funciones

      a) Realizar los procesos de archivo y digitalización de la documentación proveniente del Nivel Central del Ministerio de Educación, de las distintas áreas y unidades de la Secretaría Regional Ministerial de Educación, de los Departamentos Provinciales de Educación bajo su jurisdicción y usuarios/as externos/as.

      b) Apoyar a la Jefatura Directa en lo referente a la gestión de archivos y documentación, con el objeto de satisfacer los requerimientos que se planteen en este ámbito.

      c) Velar por el óptimo el funcionamiento de la Sección de Archivos y Gestión Documental Regional.


     

      Descripción del Cargo


      1.- Unidad Matriz y Unidad de Desempeño

      Secretaría Regional Ministerial de Educación Antofagasta, Departamento de Administración Regional.

       

      2.- Jefatura Directa del cargo

      Jefe/a de Departamento con funciones en el Departamento de Administración Regional.

       

      3.- Clientes internos y externos

      a) Encargados/as Oficina de Partes y Archivos Provincial de los Departamentos Provinciales de Educación – Interno

      b) Encargados/as, Profesionales y Administrativos/as de la Oficina de Partes y Archivos del Nivel Central – Interno

      c) Administrativos/as y Profesionales Departamentos Provinciales de Educación – Interno

      d) Administrativos/as y Profesionales Secretaría Regional Ministerial de Educación – Interno

      e) Administrativos/as y Profesionales Nivel Central del Ministerio de Educación – Interno

      f) Encargado/a de Partes y Archivos Contraloría Regional – Externo

      g) Administrativos/as y Profesionales Instituciones de la Administración del Estado Regionales (Gobierno Regional, Gobernaciones Provinciales, Municipalidades, entre otras) – Externo

      h) Funcionarios/as Instituciones del sector privado – Externo


     

Perfil del Cargo


Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.
 


    Formación Educacional


    Debido a la naturaleza y funciones del cargo, será requisito contar con Título Técnico de Nivel Superior del área de Bibliotecología, Administración, Ciencias Sociales, Educación, Sistemas de Información, Computación e Informática, u otro relacionado con estas áreas.


 

    Especialización y/o Capacitación


    Debido a la naturaleza y funciones del cargo, será deseable contar con:

    - Capacitación en las áreas de: Administración, Gestión Documental en el sector público, o áreas afines.

    - MS Excel nivel básico: funciones sencillas, manejo general de construcción y búsqueda de bases de datos.

    - MS Word nivel básico: confección de documentos y gestión de archivos.

    - Manejo nivel intermedio de sistemas de gestión documental.

    - Manejo nivel intermedio de sistemas de información que permitan el registro en línea, control y seguimiento de documentos.


 

    Experiencia sector público / sector privado


    Deseable:

    - Al menos dos (02) años de experiencia laboral desempeñando funciones relacionadas con el área administración y/o gestión de sistemas de archivo y documentación en instituciones de la Administración del Estado y/o sector privado.

    - Al menos un (01) año de experiencia laboral en el sector público, desempeñando cargos de administración y/o gestión.


 

    Competencias


    Competencias Específicas

    Características, conductas, capacidades y/o habilidades que deben poseer las personas debido a las exigencias propias de las funciones de su cargo y el contexto en que se desarrolla su trabajo.

    NOMBRE COMPETENCIA

    DEFINICIÓN

    SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO 

    Habilidad para integrar, coordinar, y monitorear las diversas acciones involucradas en un proceso o trabajo. Implica la capacidad para realizar seguimiento al cumplimiento de las tareas delegadas y propias, generando acciones correctivas en virtud de la adecuación a objetivos y estándares establecidos.

    ORIENTACIÓN A LA CALIDAD

    Garantiza y promueve acciones tendientes a mantener altos estándares de calidad en la ejecución de su trabajo, cautelando el cumplimiento de los que se han definido institucionalmente.

    TOLERANCIA AL TRABAJO BAJO PRESIÓN

    Actúa en forma controlada, organizada y con eficacia en situaciones de adversidad, presión de tiempo o de alta carga laboral.

    ORIENTACIÓN AL USUARIO/A

    Capacidad de identificar necesidades y satisfacer requerimientos de los usuarios internos y externos, con criterio de eficiencia y eficacia. 


 

    Contexto del Cargo


    El Departamento de Administración Regional, es el encargado de gestionar los distintos aspectos administrativos de la región, tales como, recursos humanos, compras, ejecución presupuestaria, soporte informático, partes y archivos, tecnología, transparencia y servicios generales, con el fin de permitir el adecuado funcionamiento de la Secretaría Regional Ministerial, de acuerdo a los lineamientos estratégicos desprendidos del Nivel Central y el marco normativo del Ministerio de Educación.

    La estructura del Departamento de Administración Regional se compone por las siguientes áreas o unidades funcionales:

    - Área Ejecución Presupuestaria Regional.

    - Área Gestión y Desarrollo de Personas Regional.

    - Área Compras Regional.

    - Área Servicios Generales Regional.

    - Área Transparencia Regional.

    - Área Informática Regional.

    - Área Partes Regional.

    - Área Archivos y Gestión Documental Regional.

    En este contexto, el/la Técnico Responsable de Archivos y Gestión Documental Regional, se encarga del archivo y digitalización de la documentación legal interna y externa, en ajuste a las políticas y orientaciones del Nivel Central, colaborando en la implementación efectiva de la Ley Nº 20.285 sobre Acceso a la Información Pública y Transparencia.


 

Requisitos Generales


Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:


a) Ser ciudadano;
b) Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente;
c) Tener salud compatible con el desempeño del cargo;
d) Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley;
e) No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria;
f) No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:


a) Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.
b) Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.
c) Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.
d) Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.
e) Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.
 

    Requisitos Específicos


    De acuerdo al DFL N° 2/2016 del Ministerio de Educación para dicho grado y estamento, se requiere:

    Título de Técnico de Nivel Superior otorgado por un establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste y acreditar una experiencia como técnico de nivel superior, no inferior a dos años.

    A este respecto, de acuerdo a la jurisprudencia emanada por la Contraloría General de la República, la experiencia como técnico será contabilizada desde la fecha de titulación que indique el respectivo Título Técnico de Nivel Superior, acompañando además del referido certificado, la documentación que permita acreditar dicha experiencia.

    Lo anterior, de conformidad con el criterio establecido por el Órgano Fiscalizador, que se encuentra contenido en el dictamen N° 27.067, de 2018, de la Contraloría General de la República en donde se expresa que para acreditar el requisito de los años de experiencia profesional no basta con la sola presentación del Título Profesional pues se requiere comprobar el ejercicio efectivo de la profesión en cuestión, ni tampoco basta con un certificado de cotizaciones ya que aquel documento solo atestigua el abono de imposiciones para efectos previsionales.


 

Criterios de Selección

    El proceso de selección se desarrollará a través de las siguientes etapas sucesivas:

    ETAPA

    DESCRIPCIÓN

    I. Evaluación Curricular

    Revisión, selección y evaluación de los currículos de los postulantes considerando la Formación Educacional, Logros Profesionales, Experiencia Laboral y Especialización y/o Perfeccionamiento realizado.

    II. Entrevista Técnica y Personal

    En esta etapa se evalúa el factor “Aptitudes específicas para el desempeño de la función”, definido como las habilidades técnicas, personales y competencias específicas de cada participante para desempeñar la función, de acuerdo a lo establecido en el Perfil de ésta.

    Esta evaluación sólo se realizará a los postulantes que hayan aprobado la etapa de “Evaluación Curricular”. 

    En atención a la situación sanitaria actual, podrá ser llevada a efecto en modalidad Online, a través de una plataforma que será informada oportunamente.

     

Documentos Requeridos para Postular


-Copia Cédula de Identidad
-Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley
-Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados
-Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral
-CV Fomato Libre (Propio)

Preguntas al Postulante

¿Cuántos años de experiencia tiene en el área?
¿Cuál es su título técnico de nivel superior?
En caso de poseer algún tipo de discapacidad, agradeceremos especificar las ayudas técnicas que requiere para participar en este proceso de selección.

Calendarización del Proceso


    FaseFechas
    Postulación
    Difusión y Plazo de Postulación en www.empleospublicos.cl03/02/2022-11/02/2022
    Selección
    Proceso de Evaluación y Selección del Postulante12/02/2022-04/03/2022
    Finalización
    Finalización del Proceso05/03/2022-09/03/2022


    El portal estará habilitado para recibir postulaciones hasta las 17:00 horas del día 11/02/2022

    Correo de Contacto


    secreduc.antofagasta@mineduc.cl

    Condiciones Generales


    A) Las personas interesadas en postular deberán hacerlo únicamente a través del Portal de Empleos Públicos, para lo cual deberán registrarse previamente como usuarios de éste y completar el Currículum Vitae del Portal (en el menú MI CV, en VER CV) y adjuntar los documentos solicitados en Documentos Requeridos para postular. Dichos documentos deben ser adjuntados/actualizados para poder postular.

    B) Para valorar su postulación se consideran sólo los datos registrados en su currículum electrónico (Currículum Vitae del Portal, en el menú MI CV, en VER CV), siendo esta última información obligatoria.

    C) Los documentos antes señalados se deben ingresar en el mismo Portal de Empleos Públicos, en la opción “Adjuntar Archivos”, donde deberá adjuntar cada uno de los documentos que se exige sean presentados al momento de formalizar su postulación al cargo, con lo cual, quedarán con un ticket. Si el postulante no adjunta los documentos requeridos, el sistema no le habilitará la opción de postular, quedando imposibilitado de aplicar a la convocatoria.

    D) Es de interés de la Subsecretaría de Educación cumplir a cabalidad con lo señalado en el Decreto N° 65 que aprueba el Reglamento del artículo 45° de la Ley N° 20.422, el cual establece normas tendientes a la igualdad de oportunidades en las condiciones de acceso al empleo público e inclusión social de personas con discapacidad, conforme a los lineamientos institucionales existentes. 

    E) En virtud de lo anterior, los postulantes que presenten alguna discapacidad que les produzca impedimento o dificultades en la aplicación de los instrumentos de selección que se administrarán, deberán informarlo en su ficha de registro (del Portal de Empleos Públicos), para adoptar las medidas pertinentes, de manera de garantizar la igualdad de condiciones a todos los postulantes que se presenten en este proceso de selección.

    F) A aquellas personas que declaren poseer alguna discapacidad, les será solicitada la certificación indicada en el artículo 13° de la Ley Nº 20.422, la cual es emitida por el Servicio de Registro Civil e Identificación, para efectos de ser presentada como antecedente en la última instancia presencial indicada en el punto “Criterios de selección” del presente aviso.

    G) Asimismo, con el objeto de dar cumplimiento al artículo 8° del mencionado Reglamento, se seleccionará preferentemente, en igualdad de condiciones de mérito, a personas con discapacidad, entendiendo por igualdad de mérito la posición equivalente que ocupen dos o más postulantes como resultado de una evaluación basada en puntaje o bien la valoración objetiva utilizada al efecto.

    H) Será de total y única responsabilidad del postulante verificar que su postulación sea registrada en el aviso al que efectivamente desea postular, no existiendo opción de modificar o traspasar sus antecedentes a algún otro aviso publicado en mismo o en otro período. Asimismo, los postulantes son responsables de la completitud y veracidad de la información que presentan. Quienes no adjunten los antecedentes requeridos ni completen toda la información solicitada en el Currículum Vitae del Portal, quedarán fuera del proceso. 

    I) A la fecha de cierre de la recepción de las postulaciones al proceso de selección, las personas interesadas deberán haber acreditado por completo todos sus antecedentes y requisitos solicitados.

    J) El proceso de selección podrá ser declarado desierto por falta de postulantes idóneos, entendiéndose por éstos aquellos candidatos que no cumplan con el perfil y/o los requisitos establecidos.

    K) Los potenciales gastos que pudiese incurrir el postulante por concepto de traslado, alojamiento o alimentación, son de su propia responsabilidad.

    L) Respecto de los resultados de los postulantes que avanzan en cada una de las etapas del proceso, se tomará contacto con éstos a través de los antecedentes entregados en sus respectivas postulaciones.

    M) Las dudas o consultas sobre el proceso deben ser dirigidas al correo electrónico secreduc.antofagasta@mineduc.cl. No se aceptarán antecedentes curriculares enviados a través de esta casilla. En caso de tener dificultades y/o dudas respecto a la postulación o con la plataforma, deberá dirigirse directamente a la mesa de ayuda del Portal de Empleos Públicos al 800-104270.

    N) Se recuerda que estas fechas establecidas son de referencia, y podrán ser modificadas de acuerdo a las necesidades del Ministerio de Educación.

    Ñ) En caso de que alguno de los postulantes se encuentre desempeñando funciones en otra institución, y resulte seleccionado en este proceso, deberá renunciar a su antiguo empleador para poder desempeñar funciones en esta Subsecretaría.

    O) En atención al resguardo de los principios de Probidad y Transparencia en el uso de recursos públicos destinados a Educación, y a la incompatibilidad  de los funcionarios de este Servicio con este tipo de vinculaciones contractuales, todo nuevo funcionario de esta Subsecretaría de Educación que pudiese estar vinculado a los servicios de Asesoría Técnica Educativa (ATE), deberá tomar las medidas correspondientes para su desvinculación, a través del envío de una solicitud directa a la ATE, con copia a registroate@mineduc.cl, indicando en el asunto “SOLICITUD DE ELIMINACIÓN DE REGISTRO ATE”.