Ministerio

Institución / Entidad

Cargo

Nº de Vacantes

Área de Trabajo

Región

Ciudad

Tipo de Vacante

Renta Bruta

1.750.000

Objetivo del Cargo

Contexto Laboral
El Proyecto de Modernización del Archivo Nacional se enmarca en el Programa de Modernización del Estado del Ministerio de Hacienda-BID. El objetivo general del Programa es colaborar con la mejora de la satisfacción que los ciudadanos tienen en relación a los servicios que ofrece el Estado. Su objetivo específico, por su parte, es promover la mejora de la efectividad y eficiencia de las entidades públicas, tanto de las que ejercen funciones rectoras, como entrega de servicios a los ciudadanos mediante una mejora de sus capacidades de gestión.


En ese contexto, Archivo Nacional, en tanto institución beneficiaria del Programa, cuenta con el respectivo proyecto que tiene como objetivo “Dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos, producir directrices técnicas, proponer normativa asociada y generar productos que faciliten su implementación”.



El Proyecto de Modernización del Archivo Nacional supondrá cambios en la organización, la que a su vez se encuentra en un contexto de cambio institucional en el marco de la instalación del nuevo Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.



Objetivo del Cargo


Gestionar los procesos administrativos que permitan la ejecución de licitaciones, compras y otras tareas financieras necesarias para el desarrollo del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional, en forma eficiente y efectiva.


 


	FUNCIONES	TAREAS CRÍTICAS
1	Controlar las actividades del proyecto a fin de asegurar el cumplimiento del procedimiento administrativo involucrado.	Asesorar al Jefe/a de Proyecto y a la Subdirección del Archivo Nacional, respecto a normativa de administración financiera del Estado.
		Participar de manera activa en la definición de las etapas de implementación de los proyectos y en el control de gestión de dichas etapas.
		Reportar el estado de ejecución de cada etapa del proyecto, según indicadores y estándares de satisfacción asociados, informando a los actores principales y proponiendo medidas de mejora si fuera necesario.
		Contribuir al control de la gestión de riesgos, en el ámbito de su competencia, de las compras, licitaciones y/o adquisiciones que pudiesen retrasar la planificación del/los proyectos y/o programas del Servicio.
		Revisar técnica y administrativamente toda documentación que se relacione con los proyectos, aplicando una mirada crítica y derivando a otros actores institucionales según sea necesario.
		Hacer seguimiento permanente al avance de la ejecución del Proyecto, de conformidad con las herramientas de gestión mencionadas anteriormente, y comunicar oportunamente los inconvenientes presentados.
2	Realizar el control administrativo y financiero del proyecto en coordinación con el equipo o equipos que correspondan.	Preparar y/o colaborar con la elaboración, obtención, gestión y seguimiento presupuestario del proyecto ayudando a la institución a responder a los requerimientos de la UCP (Unidad Coordinadora del Programa de la Subsecretaría de Hacienda).
		Coordinar y gestionar las tareas necesarias para realizar compras, licitaciones y/u otros procesos administrativos necesarios para llevar a cabo un proyecto.
		Elaborar, mantener y actualizar el plan de adquisiciones del Proyecto.
		Preparar informes y/o reportes de Rendición de Cuentas y Flujo de Caja.
		Realizar seguimiento a las metas financieras y operativas planificadas para cada uno de los productos esperados del Proyecto.
3	Responder a los requerimientos de información referente al proyecto por parte de organismos auditores del Estado.
4	Desarrollar todas aquellas tareas que le soliciten el Coordinador del Proyecto y/o Jefa del Proyecto, en materia de administración, finanzas y contabilidad.