DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL CARGO |
OBJETIVO DEL CARGO
|
Apoyar a la Unidad en aspectos relacionados con agendamiento, coordinación de reuniones y derivaciones, para lograr la adecuada atención de las consultas y aportar al mantenimiento de la agenda. |
FUNCIONES PRINCIPALES
|
TAREAS ASOCIADAS
|
Ordenar la agenda de la Jefatura diariamente para aportar al mantenimiento de la planificación original. |
Realizar chequeo y confirmación de las actividades programadas durante el día. |
Ejecutar re-agendamiento cuando es pertinente avisando a las personas involucradas en la actividad. |
Realizar recordatorios a las personas involucradas sobre actividades de la planificación anual que están en calendario mediante correo y/o teléfono. |
Ingresar nuevos eventos o contingencias a la agenda y avisar a las personas correspondientes. |
Preparar y coordinar las reuniones solicitadas por el/la Jefe(a). |
Realizar coordinación con las secretarias de otras jefaturas para agendar la reunión de acuerdo a disponibilidad. |
Ejecutar reserva de sala de reuniones. |
Coordinar aspectos logísticos relacionados con la reunión como equipamiento, alimentación y otros. |
Recibir usuarios internos y externos para acoger sus dudas y poder derivar al área correspondiente dentro del SSMO. |
Recepcionar solicitud del usuario(a) interno o externo para realizar derivación o agendamiento con la directora. |
Anotar datos del usuario(a) interno o externo para resolver pertinencia de la audiencia con la Directora. |
Agendar a usuario(a) interno o externo entrevista con la Jefatura cuando es pertinente. |
Derivar al departamento correspondiente la duda del usuario(a) interno/externo para que sea acogido su problema. |