Objetivo del Cargo
Coordinar y brindar soporte a la Dirección Regional, en lo referido a la gestión de personas y a la administración de recursos materiales, financieros, contables y presupuestarios de la región, programando, gestionando y monitoreando el servicio entregado, de acuerdo a los lineamientos de la División de Administración General, a fin de garantizar la entrega de un servicio de calidad, transparente y oportuno a todo el personal con desempeño en la Superintendencia de Educación.
Principales funciones del cargo:
1. Programar las actividades del área de administración general de la región, de acuerdo a las orientaciones de la Dirección Nacional, a las necesidades del nivel regional, y a las metas institucionales, promoviendo la optimización del flujo de trabajo y la entrega de un servicio eficiente, oportuno y de calidad a los usuarios internos.
2. Participar en la planificación y control de la ejecución del presupuesto regional, en conjunto con el Director/a Regional, informando periódicamente a dicha jefatura, las desviaciones que se verifiquen en las distintas áreas administrativas, y recomendando las medidas correctivas pertinentes en cada caso.
3. Administrar, llevar registro y respaldo de los fondos fijos de gastos de bienes y servicios del subtítulo 22, rindiendo mensualmente estos a la Dirección Nacional.
4. Cautelar el adecuado uso de los recursos financieros de la región, y asesorar al Director/a Regional en la implementación de normativas y procedimientos para asegurar su control y manejo efectivo, supervisando y coordinando el sistema de información contable, financiera y presupuestaria, de modo de hacerlo operativo en los diferentes niveles.
5. Coordinar todos los procesos vinculados al área de Gestión de Personas en la región, actualizando permanentemente los antecedentes del personal y apoyando a la Dirección Nacional en los Procesos de Selección, Dotación y Control de Procedimientos, sistemas de Capacitación, Evaluación del Desempeño, Higiene, Seguridad y Pago de Remuneraciones, a fin de contar con la disponibilidad e idoneidad del personal, y promover su desarrollo, motivación y permanencia.
6. Coordinar las acciones de Bienestar instruidas por la Dirección Nacional, de acuerdo a las necesidades regionales y a los lineamientos institucionales.
7. Cautelar la programación y tramitación oportuna y reglamentaria de las Compras, Adquisiciones y Licitaciones de materiales, insumos y servicios requeridos para el efectivo funcionamiento del nivel regional de la Superintendencia. Realizar y canalizar las Solicitudes de Compra a la Dirección Nacional, y apoyarla en la elección de proveedores y revisión de los convenios en el portal Mercado Público.
8. Gestionar la correcta administración y mantenimiento de la infraestructura, realizando el inventario de bienes institucionales, muebles, inmuebles y vehículos de la institución. Envío a la Dirección Nacional del registro de inventarios. Supervisar la bitácora de vehículos y realizar de forma oportuna las mantenciones preventivas a estos.
9. Apoyar en la coordinación y envío de documentación relativa a la Administración de Personal a la Dirección Nacional, y canalizar las consultas sobre los Actos Administrativos de todo el ciclo de vida del personal en la Institución.
10. Gestionar y monitorear la correcta implementación y mantención de los Sistemas Informáticos y tecnológicos que facilitan el funcionamiento de las distintas áreas del nivel regional, ejecutando medidas que permitan el cumplimiento de los objetivos y la mejora de la calidad y oportunidad de los resultados.
11. Desarrollar y promover procedimientos para la gestión de información, control y mejora de procedimientos del área.
12. Mantener informada a la Autoridad Regional, sobre el estado de avance y los resultados de los procesos de administración de recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos, y/o cualquier otra situación relevante en relación con el área, a través de la elaboración de Informes de gestión mensual y de otros mecanismos que faciliten la oportuna entrega de información para la toma de decisiones.