Mantener el sistema de gestión, monitoreo, control y evaluación de los convenios suscritos entre el Servicio de Salud Talcahuano y las distintas entidades de la jurisdicción para la ejecución de Programas de Salud, velando por el fiel cumplimiento de cada uno de ellos, en el ámbito administrativo y financiero, validando empíricamente dichos cumplimientos.
Mantener el sistema de monitoreo, control y evaluación permanente de las metas, compromisos e indicadores de gestión, definidos a nivel local y ministerial, entregando información oportuna para apoyar la toma de decisiones de los directivos del Servicio de Salud.
En el ámbito administrativo de los Convenios/Resoluciones:
- Confeccionar y/o modificar, según corresponda, versión preliminar de los Convenios/Resoluciones, considerando antecedentes aportados por Asesores Técnicos del Servicio de Salud Talcahuano.
- Realizar coordinaciones con MINSAL solicitando mayor información de los recursos financieros u otros antecedentes necesarios para la suscripción de los Convenios/Resoluciones.
- Mantener actualizado el Sistema de Monitoreo APS del MINSAL, una vez que los Convenios/Resoluciones se encuentren formalizados por resolución aprobatoria.
- Mantener un sistema de archivo digital centralizado de los Convenios/Resoluciones con Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes.
- Mantener actualizado el Sistema de Convenios y Transferencias con los Convenios/Resoluciones suscritos con Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes, controlando los recursos financieros comprometidos, metas a realizar por la Entidad Beneficiada, distribución de cuotas y plazo de ejecución de las actividades.
En el ámbito del monitoreo y control Convenios/Resoluciones:
- Gestionar recursos recibidos del MINSAL asociados a Convenios/Resoluciones suscritos, distribuyendo remesas a entregar a las Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes, autorizando transferencia de recursos financieros al Departamento de Finanzas de la Dirección de Servicio.
- Mantener actualizado el Sistema de Gestión Financiera de Convenios de APS junto con planilla local, controlando recursos recibidos del MINSAL, los egresos realizados por el Departamento de Finanzas y gastos informados por Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes.
- Informar oportunamente las transferencias efectuadas a las Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes.
- Controlar la pertinencia financiera de los Informes entregados por las Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes Resolución N°30 del 11 de marzo del año 2015, considerando la normativa emanada por la Contraloría General de la República, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas de fondos públicos.
- Retroalimentar periódicamente a las Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes el estado de ejecución financiera de sus Convenios.
- Realizar coordinaciones con MINSAL solicitando mayor información de las remesas u otros antecedentes necesarios de los Convenios/Resoluciones suscritos.
- Coordinar reuniones periódicas de monitoreo en terreno con las Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes, con el fin de monitorear el estado de avance, detectar buenas prácticas, dificultades financieras en la ejecución de los Convenios/Resoluciones, así como también comprometer el envío mensual de Informes Financieros.
- Realizar visitas de supervisión a las Entidades Administradoras de Salud Municipal con el fin de controlar la ejecución de los Convenios, verificando la coherencia de los medios verificadores con los informes financieros declarados.
- Generar informes de supervisión en cada visita realizada a las Entidades Administradoras de Salud Municipal y enviar dentro de los 10 días hábiles
siguientes, solicitando Plan de Mejoras en caso de ser necesario.
- Monitorear cumplimiento de Plan de Mejoras elaborado por las Entidades Administradoras de Salud Municipal.
- Informar oportunamente a las Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes los Convenios/Resoluciones incumplimiento a reliquidación de recursos.
- Coordinar, ante solicitud de ampliación de vigencia de Convenios y/o utilización de saldos, la evaluación, autorización y/o rechazo del Asesor Técnico del Servicio de Salud Talcahuano y enviar respuesta formal a Entidades Administradoras de Salud Municipal y Establecimientos Dependientes.
En el ámbito gestión de cierre Convenios/Resoluciones:
- Recopilar antecedentes financieros para el cierre de los Convenios/Resoluciones.
- Confeccionar Resolución de cierre de los Convenios/Resoluciones.
En el ámbito del control de gestión:
- Asesorar a los equipos y directivos de la organización en el proceso de suscripción de metas institucionales.
- Realizar monitoreo y evaluación de las metas comprometidas por la organización, elaborando informes de gestión para el equipo directivo, MINSAL, SEREMI de Salud y otros organismos que lo requieran.
- Asesorar a los equipos en el mejoramiento de los procesos al interior del Servicio de Salud.
- Mantener actualizado sistema de gestión informático para el monitoreo de indicadores de la organización.